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當出現問題時，首先是利用打印機自檢系統來進行檢測，可能通過打印機自帶的指示燈或者是蜂鳴器的聲音來加以判斷，其中指示燈可以指示出最基本的故障，包括缺紙、缺墨、沒有電源等情況。而蜂嗚器的判斷主要是依靠你的聽覺，比如大多數打印機蜂鳴器以一聲長鳴來表示準備就緒可以開始打印了，以急促的短鳴來表示打印機有故障等。其次，可以進行線路觀察，從檢測打印機電纜開始(包括端口、通道、打印線的檢測)，再分析打印機的內部結構(包括托紙架、進紙口、打印頭等)，看部件是否正確工作，針對不同的故障情況鎖定相關的部件，再確定存在問題的部件。再次，可以使用測試法，進行測試頁打印或者局部測試打印機內部件，看故障原因。 很多時候軟件故障可以通過升級驅動程序或者訪問其官方網站得到解決。
維修的實戰技巧
在使用打印機過程中，我們經常遇到的問題無非是幾種情況，以下分析一下，舉一反三。
1. 打印字跡不清晰
無論是針式打印機、噴墨打印機還是激光打印機，這種情況通常與硬件故障有關，我們可以采用線路觀察法，將注意力集中到打印機的關鍵部件上。以噴墨打印機為例，遇到打印品顏色模糊、字體不清晰的情況，可以將故障鎖定在噴頭，先對打印頭進行機器自動清洗(按說明書操作)，如果長時間沒用打印的話就要多清洗幾次。你也可以小心地把墨盒拆下來，把靠近打印頭的地方用柔軟的吸水性較強的紙擦干凈。如果還不能解決，那可能就是驅動程序的問題了，一般重新安裝一遍就行了。
2. 打印效果與預覽不同
在用Word或WPS2000等軟件編輯好一個文件用打印機打印時，明明在打印預覽時排列得整整齊齊的字，可在打印出來的紙上有部分文字重疊，這種現象一般都是由于在編輯時設置不當適成的，改變一下文件“頁面屬性”中的紙張大小、紙張類型、每行字數等，一般可以解決。
3. 發出指令后打印機無反應
這種情況我們經常遇上，通常系統會提示“請檢查打印機是否聯機及電纜連接是否正常”。經過檢查，原因可能是打印機電源線未插好；打印電纜未正確連接；接觸不良；計算機并口損壞等情況。如果不能正常啟動(即電源燈不亮)，先檢查打印機的電源線是否正確連接，在關機狀態下把電源線重插一遍，并換一個電源插座試一下看能否解決。 如果按下打印電源開關后打印機能正常啟動，就進BIOS設置里面去看一下并口設置。一般的打印機用的是ECP模式，也有些打印機不支持ECP模式，此時可用ECP+EPP，或“Normal”方式。如問題還沒有解決，則著重檢查打印電纜，先把電腦關掉，把打印電纜的兩頭拔下來重新插一下，注意不要帶電拔插。如果問題還不能解決的話，換個打印電纜試試，或者用替代法。
4. 打印大文件死機
有的激光打印機在打印小的文件時正常，但打印大文件時會死機。這明顯是軟件故障，你可以查看硬盤上的剩余空間，刪除一些無用文件，或者查詢打印機內存數量，是否可以擴容。
5. 個別字體打印不出
這也是軟件故障，有時一直使用幾種常見的字體和字號，最近改了幾種字體，發現字體根本出不來或個別字沒有了。在處理上可以先刪除有問題的字體。刪除字體先選擇某種字體，然后再選“文件=〉刪除”，刪除以前的不用字體。然后再雙擊“我的電腦→控制面板→字體→文件→安裝新字體”。
6. 部分打印或者打印不完全
判斷可知是軟件故障引起的，可以在Windows95/98內更改打印接口設置，依次選擇“開始→設置→控制面板→系統→設備管理→端口→打印機端口→驅動程序→更改驅動程序→顯示所有設備”，將“ECP打印端口”改成“打印機端口”后確認。
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